Guide à l’usage des participants

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Arrivée au Danemark

Copenhague dispose d’un bon réseau de transports en commun. À partir de l’aéroport, le centre-ville est accessible en métro, en bus ou en train (la gare de chemin de fer et la station de métro se trouvent au Terminal 3 de l’aéroport de Copenhague). Il est possible de se procurer des billets de métro et de train au comptoir DSB, ainsi qu’aux distributeurs automatiques situés à proximité des quais d’embarquement. Le métro est opérationnel 24h/24, 7j/7.

De plus amples informations sont disponibles sur le site Web de Visit Copenhagen .

Climat et tenue vestimentaire

En septembre, la température oscille généralement entre 10 °C et 16 °C à Copenhague.

Tenue décontractée en toute occasion.

Pouvoirs

Les pouvoirs émaneront du chef d’État, du ministre des Affaires étrangères, du ministre de la Santé ou de toute autre autorité compétente, notamment les missions permanentes ou de hauts responsables des pouvoirs publics.

En dépit du fait qu’une copie des pouvoirs aura été présentée via le système d’inscription en ligne, les États membres sont priés de remettre les originaux des pouvoirs au secrétariat (unité Gouvernance régionale) avant l’ouverture de la session. Seuls les documents originaux sont considérés comme officiels par la Commission de vérification des pouvoirs.

Conformément à l’article 1er du règlement intérieur du Comité régional de l’OMS pour l’Europe, chaque État membre pourra désigner deux représentants au plus ; ces derniers pourront toutefois être accompagnés de suppléants et de conseillers.

Monnaie nationale

La devise ayant cours au Danemark est la couronne danoise (DKK).

Les devises étrangères peuvent être converties dans les banques et les bureaux de change, très nombreux dans le centre-ville. Un distributeur de billets est installé dans le bâtiment de UN City (uniquement DKK, US$ et euros).

Date et lieu de la session

La soixante-neuvième session du Comité régional de l’OMS pour l’Europe (CR69) s’ouvrira le lundi 16 septembre 2019, à 9 heures, et se clôturera le jeudi 19 septembre 2019. Elle se tiendra à Copenhague (Danemark), dans le bâtiment de UN City, qui abrite le Bureau régional de l’OMS pour l’Europe.

Adresse :
UN City
Marmorvej 51
2100 Copenhague Ø
Danemark

Le CR68 se déroulera dans un environnement non-fumeur.

Alimentation électrique

La tension électrique est de 220 V et 50 Hz. La norme, au Danemark, est la prise murale de type européen (prise à deux broches).

Hébergement

En raison de l’organisation de plusieurs grandes conférences internationales à Copenhague au moment de la session du Comité régional, la demande de chambres d’hôtel au centre-ville pourrait être importante. Le secrétariat a donc préréservé plusieurs chambres dans des hôtels situés au centre de Copenhague pour les participants au CR69. Ces hôtels sont répertoriés à l’annexe 1.

Les préréservations effectuées par le secrétariat sont valables uniquement jusqu’au 31 juillet 2019, date après laquelle les chambres seront libérées afin d’éviter toute pénalité à l’Organisation.

Les participants désireux d’occuper une chambre préréservée sont donc tous invités à faire parvenir au secrétariat leurs demandes d’hébergement au plus tard le 31 juillet 2019. Si l’identité exacte de tous les représentants n’est pas encore connue à la date limite pour les réservations, l’indication préalable du nombre de chambres, de l’hôtel de préférence et des dates d’arrivée et de départ approximatives sera acceptée en attendant l’envoi des données personnelles. Les demandes seront adressées directement au secrétariat par courrier électronique à Mme Gitte Andersen Havn (eurorc69@who.int).

Tout changement dans le nombre de chambres préréservées et les dates d’occupation apporté après le 15 août pourra entraîner la facturation d’indemnités de désistement par l’hôtel. Les changements requis dans les dates et le nombre de chambres, ainsi que la confirmation du nom des occupants, devront être transmis à Mme Gitte Andersen Havn (eurorc69@who.int).

Tous les tarifs sont exprimés en couronnes danoises. La T.V.A et le service sont compris.

Tous les hôtels acceptent les principales cartes de crédit.

Veuillez noter que le Bureau régional ne peut garantir la disponibilité de chambres et les tarifs pour les demandes reçues après le 31 juillet 2019.

Assurance

Le secrétariat décline toute responsabilité en cas d’accident corporel ou de perte ou d’endommagement d’effets personnels de participants ou des personnes qui les accompagnent, que les faits se produisent pendant le CR69 ou qu’ils découlent indirectement d’une participation au CR69. Les participants prendront leurs propres dispositions en matière d’assurance maladie et d’assurance voyage.

Accès à Internet

Durant la session, les participants auront accès à Internet et à une imprimante.

Interprétation et déclarations

Pour aider les délégués à suivre les débats, une interprétation sera assurée dans les langues officielles (allemand, anglais, français et russe). Les délégués sont priés d’envoyer une copie des déclarations qu’ils vont prononcer à l’adresse suivante : eurorc69@who.int ou de remettre une copie sur papier à un assistant de conférence dans la salle, et ce au moins 30 minutes à l’avance. Ceci n’empêche pas les délégués d’effectuer des changements lorsqu’ils prononceront leur déclaration, mais contribuera à la clarté et à la précision de l’interprétation dans toutes les langues.

Si vous soumettez votre déclaration par email, veuillez spécifier le nom du pays/groupe et le point de l’ordre du jour correspondant. Les déclarations remises à l’avance seront traitées comme des documents confidentiels. Pour la compilation du rapport officiel, une vérification sera opérée à l’écoute.

Transports sur place

Des navettes seront organisées chaque jour pour transporter les participants entre leur hôtel et UN City. Le transport sera également assuré vers les lieux des réceptions. Il est demandé aux participants de consulter l’horaire de ces navettes et les avis qui seront affichés dans le hall de leur hôtel et à UN City.

Les navettes ne seront organisées qu’à destination et au départ des hôtels répertoriés dans le présent guide.

Les délégués logeant dans un hôtel non recommandé dans ce guide devront se rendre à UN City par leurs propres moyens. Veuillez consulter le site Web Rejseplanen pour planifier votre trajet en transports en commun.

Déjeuners

Chaque jour, du lundi 16 septembre au jeudi 19 septembre, un déjeuner-buffet offert par le Bureau régional sera servi à UN City.

Par ailleurs, deux pauses (matin et après-midi) sont prévues chaque jour.

Les exigences diététiques devront être précisées sur le formulaire d’inscription en ligne.

Réceptions et visites

Une équipe médicale sera disponible pendant la journée durant toute la session. Veuillez vous adresser au comptoir d’information pour toute aide à cet égard.

Badges nominatifs

Les inscriptions auront lieu à UN City. Elles débuteront dès le dimanche 15 septembre 2019 de 15 à 19 heures et se poursuivront le lundi 16 septembre dès 7 h 30. Un badge nominatif sera émis à l’inscription.

Médias en ligne et médias sociaux

Le CR69 sera diffusé en direct sur le site Web du CR69. Des photographies seront prises et des vidéos tournées pendant la session. Dès lors, il se peut que des images des participants et des débats soient publiées sur Internet. Les participants peuvent décider de ne pas apparaître sur les photos et les vidéos lors de l’inscription en ligne.

Les participants sont invités à s’entretenir de la session sur Twitter, en utilisant le hashtag #RC69CPH. De même, n’hésitez pas à suivre le compte Twitter officiel du Bureau régional @WHO_Europe, ou sa page Facebook

Twitter: @WHO_Europe
@WHO_Europe_RU (Russian)
@WHO_Europe_DE (German)

Facebook: http://www.facebook.com/WHOEurope

Instagram: @whoeurope

Assurance Sécurité personnelle

À Copenhague, comme dans toutes les grandes villes, les délégués prendront certaines précautions lors de leurs déplacements.

Soyez sur vos gardes – surveillez vos bagages, votre porte-documents ou votre sac à main, évitez de montrer de façon ostensible des objets attrayants et précieux.
Demandez toujours à ce que la personne présente une pièce d’identification avant de lui remettre votre passeport.
Soyez particulièrement vigilant à l’aéroport, à la gare et à la réception de votre hôtel.

Le numéro d’urgence des services de police, d’ambulance et d’incendie est le 112.

Liste provisoire des participants

Une liste provisoire des participants (document EUR/RC69/DIV/2) sera distribuée à l’ouverture de la session. Cette liste sera compilée sur la base des pouvoirs reçus par le secrétariat à la date du lundi 2 septembre 2019 à 16 heures.

Les participants sont priés de vérifier les informations contenues dans cette liste provisoire et de contacter le secrétariat si des changements ou des corrections doivent être apportés à la liste définitive.

Des copies sur papier seront à la disposition de chaque délégation au début du CR69 (il n’y aura pas de distribution d’autres copies sur papier).

Liste provisoire des participants

L’application mobile du CR69

L’application mobile du CR69 avec tous les documents de la session, le programme détaillé et des informations pratiques sera disponible pour les participants d’ici le 31 août 2019. Elle peut être téléchargée gratuitement pour les appareils iOS et Android. De plus amples informations sur l’application, dont un mode d’emploi, seront fournies avant l’ouverture de la session.

Modalités d’inscription

La participation aux sessions du Comité régional requiert une inscription en ligne. La lettre d’invitation envoyée aux États membres en juin mentionne un lien pour l’accès au système d’inscription électronique. Le système d’inscription en ligne permet la désignation d’un point focal par délégation. La même procédure s’applique à toutes les catégories de participants invités.

Une fois que les données relatives au point focal auront été introduites dans le système, il/elle recevra par courrier électronique son nom d’utilisateur et mot de passe personnels, ainsi que le lien permettant d’accéder au système d’inscription. Le point focal s’inscrira, soumettra le nom des délégués et joindra une copie des pouvoirs pour tous les membres de la délégation.

L’unité Gouvernance régionale du Bureau régional de l’OMS pour l’Europe vérifiera les informations envoyées par le point focal. Celles-ci seront ensuite traitées afin de générer à la fois des badges pour la réunion et la liste provisoire des participants.

Lors du processus d’inscription en ligne, une étape supplémentaire est nécessaire : compléter les champs relatifs aux détails du voyage, aux réservations d’hôtel, aux exigences diététiques, aux personnes accompagnantes et aux participants aux événements parallèles. Les années précédentes, ces informations étaient envoyées sur des formulaires annexés au Guide à l’usage des participants.

L’inscription en ligne au CR69 doit être effectuée au plus tard le lundi 2 septembre 2019.

Ordre de séance

Les délégués occuperont des sièges attribués suivant l’ordre alphabétique de la dénomination anglaise des États membres.

La sécurité à UN City

L’admission à UN City s’effectue via un poste de contrôle de la sécurité. Tous les bagages à main seront passés au scanner à l’entrée. Dès lors, il est conseillé aux participants d’arriver 45 minutes avant le début de la session le premier jour afin de disposer de suffisamment de temps pour se soumettre au contrôle de sécurité à l’entrée. Les horaires des navettes organisées à partir des hôtels repris à l’annexe 1 prendront ce détail en considération.

Après le contrôle de sécurité initial, les participants recevront un badge nominatif et une carte d’accès qu’ils devront porter sur eux en tout temps afin d’accéder au bâtiment de UN City et à la salle de réunion.

Compte tenu des mesures de sécurité appliquées à UN City, tous les délégués sont encouragés à retirer leur badge et leur carte d’accès, si possible, le dimanche 15 septembre.

Lorsque vous quitterez UN City le dernier jour, veuillez retourner votre carte d’accès au secrétariat.

Réceptions et visites

Dimanche 15 septembre 2019
19 heures

Réception de bienvenue donnée par le Bureau régional de l'OMS pour l'Europe.

Lundi 16 septembre 2019
19 heures

Réception organisée par le ministre danois de la Santé (lieu à déterminer).

Mardi 17 septembre 2019
19 h 30

Réception donnée par la directrice régionale de l’OMS pour l’Europe.

Projets de résolution présentés par les délégations

Conformément au règlement intérieur, les délégations qui souhaitent faire distribuer des projets de résolution au Comité régional les soumettront suffisamment tôt au secrétariat – au moins deux jours avant l’examen de la proposition, pour que ce dernier puisse les faire traduire dans les quatre langues officielles du Bureau régional, les imprimer et les distribuer aux délégations. Sur demande, le secrétariat se tient à la disposition des délégations pour tout appui logistique et rédactionnel ou pour de plus amples informations.

Préparatifs de voyage

Les délégués accompliront eux-mêmes les formalités concernant leur déplacement aller et retour. Cependant, si des changements doivent être apportés aux dispositions prises en matière de voyage pendant la session, les délégués seront aidés dans leurs démarches.

Visas

Doivent produire un visa pour entrer au Danemark les ressortissants des pays suivants : Albanie*, Arménie, Azerbaïdjan, Bélarus, Bosnie-Herzégovine*, Fédération de Russie*, Géorgie, Kazakhstan*, Kirghizistan, Macédoine du Nord*, Monténégro*, Ouzbékistan, République de Moldova*, Serbie*, Tadjikistan, Turkménistan, Turquie* et Ukraine*.

(* Des exemptions sont possibles suivant le type de passeport détenu ; veuillez consulter le site Web du ministère des Affaires étrangères (http://um.dk/en/travel-and-residence/short-stay-visas) )

Il est recommandé aux participants de vérifier, dans le cadre de la préparation de leur voyage, s’ils ont besoin d’un visa, et de garder à l’esprit le fait que le traitement des demandes de visa peut prendre jusqu’à 60 jours. Veuillez soumettre votre demande suffisamment tôt.

Toute demande de visa adressée soit à une ambassade ou un consulat général du Danemark qui la traitera, soit à des ambassades représentant le Danemark pour les questions de visa, devra être accompagnée de la lettre d’invitation officielle de l’OMS. Le ministère danois des Affaires étrangères invitera ses missions diplomatiques à faciliter la délivrance de visas d’entrée au Danemark sur présentation de la lettre d’invitation de l’OMS. Au cas où vous auriez besoin d’une lettre personnelle émise par le Bureau régional pour soutenir votre demande de visa, veuillez envoyer une demande en ce sens à eurorc69@who.int.

De plus amples informations sur les visas pour le Danemark sont disponibles sur le site Web du ministère danois des Affaires étrangères.

Langues et documents de travail

Les langues de travail des sessions du Comité régional sont l’allemand, l’anglais, le français et le russe. Les déclarations effectuées dans chacune de ces langues seront interprétées simultanément dans les trois autres.

Dès le début du mois d’août, les documents officiels du CR69 seront disponibles sur la page d’accueil du Comité régional en allemand, anglais, français et russe. Les documents ne seront pas envoyés par la poste.

Afin que la session soit un événement « vert » (voir l'annexe 2 pour de plus amples informations), les participants sont priés de bien vouloir se munir de tous les documents de la session, étant donné que des exemplaires imprimés ne seront disponibles que sur demande.

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