Guide à l’usage des participants
- Téléchargez le Guide à l’usage des participants
- Arrivée en Hongrie
- Climat et tenue vestimentaire
- Pouvoirs
- Monnaie nationale
- Lieu de la session
- Alimentation électrique
- Hébergement
- Assurance
- Cybercafé
- Transports sur place
- Déjeuners et pauses
- Services médicaux
- Médias en ligne et médias sociaux
- Procédure d’inscription
- Inscriptions sur place
- Sécurité personnelle
- Réceptions et visites
- Projets de résolution présentés par les délégations
- Formalités de voyage
- Langues et documents de travail
Téléchargez le Guide à l’usage des participants
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Arrivée en Hongrie
Le transport de tous les participants vers les hôtels répertoriés dans ce guide sera organisé à partir de l’aéroport international Liszt Ferenc de Budapest.
Les comptoirs d’accueil du Comité régional de l’OMS seront placés à la sortie des halls d’arrivée des terminaux A et B de l’aéroport afin d’aider les participants et d’organiser le transport vers les hôtels. Pour faciliter ce processus, veuillez préciser les détails concernant vos vols et votre hôtel sur le site des inscriptions.
Tant au départ qu’à l’arrivée, les chefs de délégations et les délégués qui les accompagnent auront accès au Salon gouvernemental (Government Lounge) de l’aéroport.
Climat et tenue vestimentaire
La Hongrie jouit d’un climat de type continental. Le mois de septembre est généralement chaud, avec une température diurne moyenne de 22° C.
Pour des prévisions météorologiques actualisées, veuillez consulter
le site suivant (en anglais) .
Tenue décontractée en toute occasion.
Pouvoirs
Les pouvoirs émaneront du chef de l’État, du ministre des Affaires étrangères, du ministre de la Santé ou de toute autre autorité compétente, par exemple une mission permanente ou un haut responsable public.
En plus de la copie des pouvoirs soumise par le biais du système d’inscription en ligne, les documents originaux devront être remis par les États membres au secrétariat de l’OMS (unité Gouvernance régionale) avant l’ouverture de la session du CR67.
Conformément à l’article 1er du règlement intérieur du Comité régional de l’OMS pour l’Europe, chaque État membre pourra désigner 2 représentants au plus ; ces derniers pourront toutefois être accompagnés de suppléants et de conseillers.
Monnaie nationale
L’unité monétaire nationale est le forint hongrois. Les taux de change pour les autres devises sont sujets à fluctuation quotidienne. Au 4 août 2017, les taux de change étaient les suivants : 1,00 USD = 255,00 HUF ; 1 € = 303,74 HUF.
Les devises étrangères peuvent être converties dans les banques et les bureaux de change, très nombreux au centre-ville.
Lieu de la session
Budapest Congress Center
Jagelló út 1–3
1123 Budapest
Hongrie
Alimentation électrique
La tension électrique est de 220 V et 50 Hz. La norme, en Hongrie, est la prise murale de type européen (prise à deux broches).
Hébergement
Des réservations ont été effectuées dans les hôtels répertoriés ici. Pour chaque hôtel, le nombre de chambres disponibles est indiqué. Pour de plus amples informations sur les services proposés par les hôtels et sur leurs conditions générales de réservation, veuillez consulter leur site Web. Tous les hôtels acceptent les principales cartes de crédit.
Afin de bénéficier d’un tarif préférentiel, toutes les délégations et tous les participants sont priés de renvoyer les formulaires dûment complétés à l’hôtel de leur choix, conformément aux instructions de ce guide, et ce pour le 31 juillet 2017 au plus tard.
Veuillez noter que le Bureau régional de l’OMS pour l’Europe ne peut s’engager à obtenir des chambres pour les participants dont la demande est reçue après le 31 juillet 2017.
Assurance
Le secrétariat décline toute responsabilité en cas d’accident corporel ou de perte ou d’endommagement d’effets personnels de participants ou de leurs accompagnants, que les faits se produisent pendant le CR67 ou qu’ils découlent indirectement d’une participation au CR67. Les participants prendront leurs propres dispositions en matière d’assurance maladie et d’assurance voyage.
Cybercafé
Durant la session, les participants auront accès à Internet et à une imprimante. Des PC fixes seront disponibles au cybercafé. Les participants disposant de leur ordinateur portable et d’un téléphone intelligent auront accès à l’Internet sans fil dans les aires communes et les salles de réunion.
Une station de charge pour téléphones et ordinateurs portables sera accessible dans le foyer du centre de conférences.
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Transports sur place
Des navettes seront organisées chaque jour pour transporter les participants entre leur hôtel et le Budapest Congress Center. Le transport sera également assuré vers les lieux des réceptions. Il est demandé aux participants de consulter l’horaire de ces navettes et les avis y relatifs, qui seront affichés dans le hall de leur hôtel et au centre de conférence.
Les navettes ne seront organisées qu’à destination et au départ des hôtels répertoriés dans le présent guide.
Les délégués logeant dans un hôtel non recommandé dans ce guide devront se rendre au centre de congrès par leurs propres moyens.
Déjeuners et pauses
Chaque jour, du lundi 11 septembre au jeudi 14 septembre, un buffet gracieusement offert par le ministère hongrois des Capacités humaines sera servi au centre de congrès.
Par ailleurs, deux pauses (matin et après-midi) sont prévues chaque jour.
Les besoins diététiques particuliers devront être précisés sur le formulaire d’inscription en ligne.
Services médicaux
Pendant toute la durée de l’événement, une équipe médicale de jour sera disponible au lieu de conférence.
Médias en ligne et médias sociaux
Des photographies seront prises et des vidéos tournées pendant la session. Dès lors, il se peut que des images des participants et des débats soient visibles en ligne et puissent être consultées sur l’application CR67.
Les participants sont encouragés à entamer la conversation par le biais de l’application CR67, qui sera disponible deux semaines avant la session. Ils peuvent également se joindre aux chats Twitter sur le CR67 en utilisant le hashtag #RC67.
Suivez le compte officiel Twitter du Bureau régional.
Suivez la page officielle de Facebook du Bureau régional.
Procédure d’inscription
Pour la soixante-septième session du Comité régional de l’OMS pour l’Europe (CR67), une inscription en ligne est requise.
Des instructions sur la marche à suivre pour s’inscrire en ligne et soumettre ses pouvoirs par le biais du système électronique d’inscription aux réunions des organes directeurs sont disponibles en ligne sur le site Web de l’OMS.
Dans le cadre du processus d’inscription en ligne, il faut notamment introduire les noms et titres des participants et télécharger une copie des pouvoirs. En outre, les participants devront fournir des informations sur leur voyage, leur hébergement, leurs besoins diététiques, leurs accompagnants et leur participation à des événements parallèles.
Ils devront transmettre leurs coordonnées, les détails de leur voyage et leurs préférences en matière de réservation d’hôtel avant la date limite d’inscription. Les inscriptions en ligne seront effectuées au plus tard le lundi 28 août 2017.
Inscriptions sur place
Les inscriptions seront prises à partir du dimanche 10 septembre 2017 à 10h00, à l’occasion des réunions préalables qui se dérouleront au centre de congrès, et se poursuivront le lundi 11 septembre à partir de 8 heures. Des badges nominatifs seront émis à l’inscription.
Une liste provisoire des participants, compilée sur la base des pouvoirs reçus par le secrétariat à la date du lundi 28 août 2017 à 18 heures, sera distribuée à l’ouverture de la session. Les participants sont priés de vérifier les informations contenues dans cette liste provisoire et de contacter le secrétariat si des changements ou des corrections doivent être apportés à la liste définitive.
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Sécurité personnelle
Durant leur visite en Hongrie, les délégués assureront leur sécurité personnelle en prenant les mêmes précautions que dans toute grande ville. En particulier, ils tiendront compte des recommandations suivantes :
- Soyez sur vos gardes – surveillez vos bagages, votre porte-documents ou votre sac à main, évitez de montrer de façon ostensible des objets attrayants et précieux.
- Demandez toujours à ce que la personne présente une pièce d’identification avant de lui remettre votre passeport.
- Soyez particulièrement vigilant à l’aéroport, à la gare et à la réception de votre hôtel.
Le numéro d’urgence des services de police, d’ambulance et d’incendie est le 112.
Réceptions et visites
Lundi 11 septembre 2017 19 h 30
Réception donnée au Palace des arts par le ministre hongrois des Capacités humaines
Mardi 12 septembre 2017 19 h 30
Réception donnée par la directrice régionale de l’OMS pour l’Europe à la salle de concert Vigadó.
Vendredi 15 septembre 2017 (durée approximative : 4 heures)
Excursion en car dans Budapest (une demi-journée)
Pour les inscriptions aux réceptions et visites, veuillez envoyer un courriel à eurorc67@who.int avant le 5 septembre 2017.
Projets de résolution présentés par les délégations
Conformément au règlement intérieur, les délégations qui souhaitent faire distribuer des projets de résolution au Comité régional les soumettront suffisamment tôt au secrétariat – au moins deux jours avant l’examen de la proposition – pour que ce dernier puisse les faire traduire dans les quatre langues officielles du Bureau régional, les imprimer et les distribuer aux délégations. Sur demande, le secrétariat se tient à la disposition des délégations pour tout appui logistique et rédactionnel ou pour de plus amples informations.
Formalités de voyage
Les délégués accompliront eux-mêmes les formalités concernant leur déplacement aller et retour.
Visas
L’entrée en Hongrie des ressortissants des pays mentionnés ci-dessous est subordonnée à l’obtention d'un visa valable pour la zone Schengen : Albanie*, Arménie, Azerbaïdjan, Bélarus, Bosnie-Herzégovine*, ex-République yougoslave de Macédoine*, Fédération de Russie, Géorgie, Kazakhstan, Kirghizistan, Ouzbékistan, République de Moldova*, Serbie*, Tadjikistan, Turkménistan, Turquie et Ukraine (* seulement pour les détenteurs de passeports non biométriques).
Il est recommandé aux participants de vérifier, dans le cadre de la préparation de leur voyage, s’ils ont besoin d’un visa. Veuillez compter jusqu’à 15 jours de délai pour le traitement des demandes de visa (fondement juridique : article 23 1) du Code des visas). Les demandes de visa seront accompagnées de la lettre d’invitation officielle de l’OMS. Si vous souhaitez que le Bureau régional intervienne pour soutenir votre demande de visa, veuillez envoyer une demande en ce sens à eurorc67@who.int. S’il n’y a pas de mission diplomatique ou de poste consulaire hongrois dans votre pays, le site Web où figurent les instructions générales pour l’obtention d’un visa vous renseignera sur l’endroit où adresser votre demande (en anglais et en hongrois).
Langues et documents de travail
Les langues de travail des sessions du Comité régional sont l’allemand, l’anglais, le français et le russe. Les déclarations effectuées dans chacune de ces langues seront interprétées simultanément dans les 3 autres. Les documents ne seront pas envoyés par la poste.
Afin que la session soit un événement « vert », les participants sont priés de bien vouloir se munir de tous les documents de la session, étant donné que des exemplaires imprimés ne seront disponibles que sur demande.
Dès le début du mois d’août, les documents officiels du CR67 seront disponibles sur la page d’accueil du Comité régional en allemand, anglais, français et russe.
